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如何制定一份规范的劳动规章制度(技术要点)

放大字体  缩小字体 发布日期:2016-10-31
核心提示:如何制定一份规范的劳动规章制度(技术要点)

在实务中,要制定一套完备的劳动规章制度,不仅需要符合法律的要求,还需要符合技术要求。就劳动规章制度的技术要求而言,主要包括以下几个方面:

(一)劳动规章制度的内容要有依据性和针对性

劳动规章制度属于法规性文书,是国家法律、法规和政策的延伸、细化。因此,劳动规章制度的内容必须遵守国家的法律、法规,必须符合党和国家的政策、法令。如企业的财务管理制度必须依据《中华人民共和国会计法》,符合我国的会计制度和会计准则;企业的人事制度必须与国家关于职工权益的有关法律法规相一致;企业的公文处理制度,一般应依据国务院颁布的《国家形成机关公文处理办法》制定。现实中有些企业的劳动规章制度由于部分条款与现行国家法律法规相冲突,因而不具有法律效力。

(二)格式规范、内容齐全

就形式而言,劳动规章制度是由许多条文构成的。如果条文非常多,可以参考法律法规的定义方式把条文按照内容与层次,分为若干编、章、节、条、款、项、目。编、章、节、条的序号用中文数字依次表述,款不编序号,项的序号用中文数字加括号依次表述,目的序号用阿拉伯数字依次表述。比如劳动合同法第五章第二节 劳务派遣 第五十七条第一款第一项内容为:(一)注册资本不得少于人民币二百万元;具体逻辑结构样式可参见劳动合同法原文。 目前比较先进的方法一般是在条文前面加个条目,作为本条的标题,可以方便阅读。条文本身也有结构。比如《劳动法》 第十七条【订立和变更劳动合同的原则】 订立订立和变更劳动合同,应当遵循平等自愿、协商一致的原则,不得违反法律、行政法规的规定。

劳动合同依法订立即具有法律约束力,当事人必须履行劳动合同规定的义务。

就内容而言,一个规章的正文通常包含以下三个部分:

1.前言

前言部分应包含三个部分:(1)劳动规章制度的目的或原则,明确告知员工劳动规章制度制定的目的和制定原则是其制定的基础;(2)劳动规章制度的适用范围,针对不同层级、不同职能的员工或不同地域的分公司、子公司等,其所使用的劳动规章制度也有所不同,因此,在制定劳动规章制度时需要明确其适用范围;(3)劳动规章制度的相关术语解释,这是对劳动规章制度的完善和补充。

2.主文

主文部分应明确企业员工所享有的权利、需要履行的义务以及需要承担的责任。劳动规章制度中的权利规定了员工应该享有什么权利,即在双方保持劳动关系期间应当做什么,是劳动规章制度的核心部分。例如,企业的奖罚制度规定在什么情况下,员工有权获得奖励。劳动规章制度的义务明确了员工在和企业保持劳动关系期间必须做什么。例如,企业的考勤制度规定了员工需要履行公司上班时间的义务。责任是当员工违反了劳动规章制度中对员工义务的规定后应该承担的后果。

3.附则

负责部分应该包括三个方面:第一部分是劳动规章制度的解释、修改;第二部分是劳动规章制度的追溯力;第三部分是劳动规章制度的生效时间。在第一部分中,劳动规章制度应明确具有解释、修改权利的主体,以及进行解释、修改的原则;在第二部分中,要明确企业的劳动规章制度不具有追溯力,即现行颁布的劳动规章制度对于企业成员以往的行为不具有规范力;在第三部分中,同国家制定的部分法律有所不同,劳动规章制度的生效日期可以自颁布之日起即行生效。

(三)语言严谨

在语言表述上,首要的一点就是做到“明确”即文字表述明白、准确,不产生歧义,否则这些条款无法得到正常执行。

为了体现劳动规章制度的权威性与强制性,文字表述必须要严肃、规范:

第一,尽量使用“应当”、“必须”、“禁止”等带有强制意味的词语,避免“不可以”、“尽量”等口语化和建议性的词语。

如,某公司关于出差报销的制度有这样一条:“公司建议员工出差后7个工作日内到财务部报销有关费用”,此处的“建议”用得不妥,应改为“规定”。再如,某公司关于档案管理的一条规定:“各部门档案管理员请于每季度结束时将本部门的档案移交到公司性质部。”此处的“请”暗含了一种请求、祈使的意味,与该条文所应有的命令语境很不协调,应使用“应当”或“必须”。(常用词语规范具体可参考附件国家立法技术规范)

第二,用词需规范,劳动规章制度的用语必须是正式的、规范的书面语言。不使用方言俚语、不使用不规范的简称,不滥用冷僻词语等。

如,某公司的劳动规章制度中充斥着诸如“公司总办”、“公司副总”、“公司总助”等简称,规范的说法应该是“公司总经理办公室”、“公司副总经理”、“公司总经理助理”等。此外,涉及具体业务的专门用语时,需运用规范的行业术语。对于一些尚把握不准的提法和难以阐明的定义,不要勉强写入,以免造成歧义。总之,劳动规章制度是由具体的语言文字组成的,写作时必须字斟句酌,认真把关,不能认为这些是细枝末叶而所有忽略,否则便削弱了劳动规章制度作为法规性文书所具备的约束力。

第三,除了严肃和规范之外,劳动规章制度的语言还必须是严密、无懈可击的。

有些企业制定的劳动规章制度表述前后矛盾,语言漏洞较多,因而难以严格执行下去。劳动规章制度的周密性,体现在内容上就是要面面俱到,在文字表述上则是全面周到。每一章节、每一条款甚至每一词语都必须有确定的属性,人们对每一条款、每一词语的理解必须是一致的,文字表述不严密,则会出现盲区和误区,影响执行效果。这里特别强调的是严重违反劳动纪律或严重违反劳动规章制度的情形定义,务必结合以下因素进行考量:公司自身所在行业特点、岗位性质与职责要求、企业生产经营管理现况、自身企业所处的国家、地区特别规定与要求、员工自身情况(民族、种族、性别、性格、收入情况、自身经济承受程度等)、《中华人民共和国治安管理处罚法》与《中华人民共和国刑法》中对员工可能产生的不良行为的规定等将有可能在将来出现的违纪情形进行列举式规定及兜底性条款规定,以免出现阿里巴巴的技术人员抢月饼事件、厨房女工使用菜盘洗经期内裤事件、酒店员工私拿三卷手纸被违法解雇事件的不当处理导致的潜在风险。

第四,语言表述言简意赅。劳动规章制度的文字既要做到语言简洁,又要做到文意完备。

第五,语句应前后照应,不自相矛盾。所谓前后照应,是指相关的词语要搭配得当,连续使用的限制词要口径一致。

(四)应当载明所需的其他条款

1.起草者。注明起草者是为了给予起草者荣誉,并且明确责任主体。

2.主办单位。表明执行或者承担全部劳动规章制度的责任归属。

3.相关单位。表明劳动规章制度的适用对象,并提醒其遵守劳动规章制度。

4.审议程序。表明该规章制度的制定渊源。通常是表明制定(审议)者及其制定的时间(包括通过的案号)。一方面可以取得公信力,另一方面也方便日后查阅。

5.公布程序。公布的程序一般标明公布的人或部门,公布的时间以及公布的案号。

6.相关规章。规章的数目非常多,规章之间必须保持统一和连贯。因此,援用一项规章的时候必须考虑到相关的其他规章。交代相关的规章可增加适用规章的便利。

 
 
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